Sanciones y PEP en Canadá: comprobaciones de clientes y registros de revisión

Un proceso de cribado en Canadá requiere algo más que buscar nombres. El equipo debe saber qué fuentes cubren las restricciones pertinentes, si una posible coincidencia corresponde a la persona consultada y qué decisión u obligación de reporte se deriva de ella. Un resultado PEP plantea una cuestión distinta de una designación en materia de sanciones. Y que el nombre de una empresa cliente no genere coincidencias no resuelve las cuestiones de titularidad o control.

Esta guía ayuda a los equipos de cumplimiento a organizar las comprobaciones de sanciones y PEP para sus operaciones en Canadá y a evaluar el software según ese proceso. La guía práctica de cribado de sanciones explica el proceso general; las particularidades canadienses que se describen a continuación determinan cómo adaptarlo.

Identifique las normas canadienses antes de elegir las listas

El marco canadiense de sanciones se articula mediante la United Nations Act, la Special Economic Measures Act (SEMA) y la Justice for Victims of Corrupt Foreign Officials Act (JVCFOA). Las medidas aplicables establecen las restricciones concretas. Global Affairs Canada explica el marco; la regulación pertinente determina la prohibición, excepción o exigencia de autorización que corresponda.¹

Registre la entidad jurídica, la actividad, las partes y las jurisdicciones implicadas. El cumplimiento de las sanciones canadienses no se limita a las entidades sujetas a reporte ante FINTRAC. Determine por separado las obligaciones de la empresa conforme a la Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act (PCMLTFA). Evalúe los regímenes extranjeros que resulten aplicables según los hechos, sin asumir que cubrir las listas canadienses o extranjeras resuelve todas las cuestiones.

Compruebe la cobertura de las listas de sanciones de Canadá

La lista autónoma cubre las designaciones de la SEMA y la JVCFOA, no todas las medidas canadienses de sanciones. Global Affairs Canada advierte de que la lista no tiene fuerza de ley y de que las prohibiciones pueden diferir entre registros. Utilícela junto con las regulaciones pertinentes y las demás fuentes aplicables.²³ Public Safety Canada publica la lista establecida conforme al marco de designación de entidades terroristas del Criminal Code.⁴

Mantenga un registro de fuentes que indique por qué se incluye cada conjunto de datos, su origen, la fecha de obtención y la última importación completada correctamente. Asigne la responsabilidad de detectar cambios y gestionar los fallos de actualización. La disponibilidad de una fuente, la descarga correcta y la importación correcta en el sistema de cribado son comprobaciones distintas.

Cuando repita las comprobaciones, defina qué cambios en las fuentes o en los clientes deben dar lugar a una nueva revisión. Evite establecer una frecuencia anual o diaria universal si los requisitos aplicables y el proceso operativo no la justifican.

Aplique las definiciones canadienses de PEP y HIO

FINTRAC distingue entre PEP nacionales, PEP extranjeras y HIO. La definición de PEP nacional incluye determinados cargos canadienses ejercidos en la actualidad o durante los últimos cinco años; menciona expresamente al alcalde, al reeve o a otro máximo responsable municipal equivalente. No todos los empleados públicos o concejales municipales cumplen automáticamente la definición. La condición de PEP extranjera no caduca. La condición de HIO corresponde a quien dirige una organización, institución u organización deportiva internacional que cumpla la definición, y se mantiene durante cinco años tras el cese o el fallecimiento.⁵

La determinación de familiares y personas estrechamente vinculadas tiene su propio alcance. Registre la relación concreta, sin considerar automáticamente incluidos a todos los familiares, administradores o contactos profesionales. Utilice las definiciones y los plazos de FINTRAC, incluido su tratamiento específico de los titulares de cargos fallecidos y las personas vinculadas.⁵

El cargo corresponde a la persona, no automáticamente a todas las empresas que posea. Registre qué persona se ha identificado, el cargo pertinente, las fechas y su relación con el cliente. La clasificación como PEP o HIO no equivale a una designación en materia de sanciones ni a una constatación de conducta delictiva.

Adapte las medidas sobre PEP al sector y al supuesto de revisión

FINTRAC distingue entre sectores con cuentas, sectores sin cuentas y las directrices relativas a seguros de vida. No aplique a todas las empresas una misma regla de apertura de cuentas u operaciones.

Para las entidades financieras, los intermediarios de valores y los casinos, las directrices para sectores con cuentas contemplan determinaciones en determinados supuestos relacionados con cuentas, seguimiento y operaciones. También distinguen el tratamiento de las PEP extranjeras de los casos de PEP nacionales o HIO en los que la evaluación determina un riesgo alto. Las medidas y los registros exigidos dependen del supuesto.⁶

Las directrices para sectores sin cuentas abordan por separado las relaciones de negocio, el seguimiento periódico, los hechos detectados y determinadas operaciones. Por ejemplo, distinguen los requisitos aplicables a las operaciones de las empresas de servicios monetarios de los correspondientes a otros sectores enumerados. Utilice el apartado pertinente para definir la persona que debe evaluarse, las medidas, el plazo y el registro exigido; no traslade un umbral genérico de operaciones a todos los sectores.⁷

Recoja estos requisitos en una matriz operativa:

Para el método general de revisión, consulte la guía de cribado de PEP. Sus disposiciones específicas del Reino Unido no sustituyen a las normas canadienses.

Resuelva las coincidencias potenciales con pruebas de identidad

Facilite el nombre completo, el tipo de persona o entidad y los identificadores fiables disponibles. Proporcione por separado los titulares, las personas que ejercen el control u otras partes pertinentes; comprobar el nombre de una empresa no permite descubrir su cadena de titularidad.

Cuando aparezca una coincidencia potencial, compare nombres y alias, datos de nacimiento o constitución, dirección, nacionalidad, información registral e identificadores de la fuente, cuando estén disponibles. Un dato ausente no es una discrepancia. La similitud entre nombres justifica investigar, pero no demuestra la identidad.

Distinga tres conclusiones:

1. Si la persona o empresa consultada es la que figura en el registro de la fuente.
2. Qué clasificación o restricción se aplica a los hechos.
3. Qué acción, aprobación, declaración o investigación adicional corresponde.

Asigne con prontitud las cuestiones pendientes. La investigación de identidad no debe servir para ignorar una obligación ni demorar la actuación una vez alcanzado el umbral legal. Una pausa operativa interna y una prohibición legal de realizar operaciones son decisiones distintas.

Revise la titularidad y el control por separado

El artículo 2.1 de la SEMA incluye criterios de control basados en el 50 % o más de las acciones, participaciones o derechos de voto; la capacidad de modificar la composición o las facultades del consejo de administración; o la capacidad de dirigir las actividades de la entidad. Establece la atribución de la propiedad de bienes mantenidos a través de entidades controladas.⁸

Las directrices de Global Affairs Canada abordan el marco de la SEMA y la JVCFOA, incluida la titularidad agregada de las personas designadas. Distinguen la atribución de propiedad a efectos de sanciones de los requisitos de titularidad real en materia de prevención del blanqueo. Una participación inferior al 50 % no permite descartar universalmente las restricciones, ya que pueden ser relevantes otras participaciones o hechos relativos al control.⁹

Obtenga la estructura pertinente y la documentación sobre derechos de voto y gobierno corporativo. Identifique la disposición aplicable y documente el análisis de control. Por sí solos, un porcentaje de titularidad real o la condición de PEP de una persona no establecen que una empresa esté sancionada ni determinan automáticamente su clasificación de riesgo.

Consulte la explicación sobre titularidad y control para entender la distinción general y aplique después la norma canadiense a los hechos concretos.

Separe los reportes sobre bienes de los reportes de operaciones sospechosas

Establezca un procedimiento de escalado que identifique el umbral legal, el destinatario, el plazo y el tratamiento exigido de los bienes. Una alerta del software no equivale por sí sola a una evaluación completa de las obligaciones de reporte.

Las directrices de FINTRAC sobre el Listed Person or Entity Property Report (LPR) vinculan el reporte inmediato de la entidad a FINTRAC con determinadas obligaciones de declaración conforme al Criminal Code, las medidas de la ONU, la SEMA o la JVCFOA. El reporte a FINTRAC no sustituye a la declaración exigida ante la RCMP o el CSIS, según corresponda. Para que proceda un LPR no es necesario que se haya realizado o intentado realizar una operación.¹⁰

Por separado, las entidades sujetas a reporte deben enviar a FINTRAC un reporte de operación sospechosa cuando existan motivos razonables para sospechar que una operación realizada o intentada está relacionada con la comisión o el intento de comisión de un delito de evasión de sanciones.¹¹ Ese umbral no exige pruebas ni una coincidencia confirmada con una lista. Evalúe los hechos, el contexto y los indicadores sin esperar a tener certeza; pueden resultar pertinentes tanto un LPR como un STR.¹²

No convierta lo anterior en una secuencia universal de «confirmar, inmovilizar y después reportar». La prohibición o el deber de declaración aplicable determina la acción. No traslade bienes a otra cuenta, devuelva fondos ni libere una operación simplemente para resolver las alertas pendientes.

Conserve los registros con el cómputo de plazos adecuado

Un expediente útil conecta la identidad consultada, la fuente y su fecha de obtención, la configuración, las pruebas de identidad, las cuestiones de titularidad, la clasificación, la justificación, el analista, el escalado y la acción final. Mantenga visibles los asuntos pendientes y asigne un responsable.

La conservación depende del tipo de registro. FINTRAC exige conservar una copia del LPR durante al menos cinco años desde el día de su envío.¹⁰ Sus directrices para sectores con cuentas establecen un plazo mínimo de cinco años desde el cierre de la cuenta para los registros de PEP y HIO pertinentes.⁶ Estos puntos de inicio distintos no establecen un plazo universal de cinco años para todos los registros de cribado.

Defina en la política de la empresa el registro exigido, la fecha de inicio, el plazo de conservación y los controles de acceso. La guía de documentación de investigaciones de alertas aborda el expediente general; los requisitos canadienses determinan las reglas de conservación aplicables.

Evalúe el software según las tareas de revisión en Canadá

El software de cribado de sanciones y el software de cribado de PEP de Checklynx facilitan las comprobaciones y la revisión del analista mediante perfiles agrupados y la información estructurada disponible sobre identidad y fuentes. Esa información ayuda a comparar a la persona o entidad consultada con las coincidencias potenciales y a distinguir nombres similares. No establece una cadena de titularidad completa, no garantiza la cobertura canadiense ni toma la decisión jurídica final.

Confirme las fuentes y la configuración disponibles para el uso previsto en Canadá. Mida la calidad de las coincidencias potenciales y el trabajo necesario para investigarlas y conservar las decisiones. La guía de compra de software ayuda a definir los criterios de aceptación del piloto.

Tres situaciones prácticas

Estos ejemplos son hipotéticos e ilustran los pasos de revisión, no conclusiones sobre clientes reales.

Una empresa con un titular que podría estar designado

El nombre de una nueva empresa cliente no genera coincidencias directas, pero uno de los accionistas facilitados genera una coincidencia potencial. El analista resuelve la identidad de esa persona y reúne la cadena de titularidad y la documentación de voto y gobierno corporativo. El especialista correspondiente evalúa la restricción canadiense y los criterios de control. El equipo no deduce que pueda proceder por el resultado del nombre de la empresa, ni una prohibición automática a partir de un porcentaje de participación aislado.

Un nombre similar con información incompleta en la fuente

El nombre de un cliente se parece al de una persona designada, pero la fuente no contiene una fecha de nacimiento completa. El analista compara los identificadores disponibles y busca documentación que permita resolver la incertidumbre. No registra un campo ausente como una contradicción. El expediente conserva una conclusión fundamentada de que no se trata de la misma persona o una asignación para escalado; el tratamiento de cualquier operación propuesta se evalúa por separado.

Un antiguo alcalde que abre una cuenta

Una entidad financiera detecta que un solicitante dejó recientemente su cargo de alcalde en Canadá. El analista comprueba el cargo y las fechas conforme a la definición de PEP nacional y aplica la evaluación del riesgo y las medidas pertinentes para cuentas. La condición de PEP nacional no supone una prohibición automática por sanciones ni permite asumir que todas las medidas aplicables a las PEP extranjeras se trasladan sin cambios. El registro explica la clasificación, la evaluación y la decisión resultante.

Preguntas frecuentes

¿Basta por sí sola la lista de sanciones autónomas de Canadá?

Cubre las designaciones de la SEMA y la JVCFOA, no todas las medidas canadienses. Compruebe las regulaciones pertinentes, la aplicación de las medidas de la ONU, las fuentes del Criminal Code y otras restricciones aplicables a la actividad.²³

¿Puede un alcalde canadiense ser una PEP nacional?

Sí. FINTRAC incluye expresamente a alcaldes, reeves y otros máximos responsables municipales equivalentes. Compruebe el cargo concreto y las fechas; no extienda automáticamente esa definición a todos los empleados municipales.⁵

¿Debo reportar a FINTRAC todas las posibles coincidencias de sanciones?

Aplique el umbral de reporte pertinente. Una coincidencia potencial de nombre no determina por sí sola si se exige un LPR; los hechos de una operación pueden requerir evaluar un STR aun sin una coincidencia confirmada. Asigne la evaluación con prontitud y no espere a obtener pruebas cuando la ley exige motivos razonables para sospechar.¹⁰¹²

¿Puede el software de cribado sustituir a la investigación de titularidad o a los reportes regulatorios?

El cribado ayuda a identificar coincidencias potenciales y a revisar las partes facilitadas. Obtenga la documentación de titularidad necesaria para el análisis de control y evalúe por separado las declaraciones y los reportes. Confirme con el proveedor cualquier función de reporte o integración, sin asumir que un resultado de cribado completa el envío a la autoridad.