Sanktions- und PEP-Prüfungen in Kanada: Kundenprüfung und Entscheidungsnachweise

Ein kanadischer Prüfprozess erfordert mehr als eine Namenssuche. Das Team muss wissen, welche Quellen die maßgeblichen Beschränkungen abdecken, ob ein möglicher Treffer tatsächlich die geprüfte Person betrifft und welche Entscheidung oder Meldepflicht daraus folgt. Ein PEP-Ergebnis wirft andere Fragen auf als eine Sanktionslistung. Auch ein unauffälliges Ergebnis zum Namen eines Firmenkunden klärt dessen Eigentums- und Kontrollverhältnisse nicht.

Dieser Leitfaden unterstützt Compliance-Teams dabei, Sanktions- und PEP-Prüfungen für ihre Geschäftstätigkeit in Kanada zu organisieren und Prüfsoftware anhand dieses Prozesses zu bewerten. Der Praxisleitfaden zur Sanktionsprüfung beschreibt das allgemeine Verfahren. Die folgenden kanadischen Besonderheiten bestimmen, wie es anzupassen ist.

Vor der Listenauswahl die kanadischen Vorschriften bestimmen

Die kanadischen Sanktionen beruhen auf dem United Nations Act, dem Special Economic Measures Act (SEMA) und dem Justice for Victims of Corrupt Foreign Officials Act (JVCFOA). Die jeweils geltenden Maßnahmen legen konkrete Beschränkungen fest. Global Affairs Canada erläutert den Rechtsrahmen; die maßgebliche Verordnung bestimmt das tatsächliche Verbot, die Ausnahme oder die Genehmigungspflicht.¹

Die betroffene juristische Person, Tätigkeit, Beteiligten und Rechtsordnungen sind zu erfassen. Kanadische Sanktionspflichten betreffen nicht nur FINTRAC-meldepflichtige Unternehmen. Die Pflichten des Unternehmens nach dem Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act (PCMLTFA) sind gesondert zu bestimmen. Auch die Anwendbarkeit ausländischer Sanktionsregelungen ist anhand der konkreten Umstände zu beurteilen. Weder kanadische noch ausländische Listenabdeckung beantwortet automatisch sämtliche Fragen.

Abdeckung kanadischer Sanktionslisten prüfen

Die autonome Liste umfasst Listungen nach SEMA und JVCFOA, jedoch nicht jede kanadische Sanktionsmaßnahme. Global Affairs Canada weist darauf hin, dass die Liste keine Gesetzeskraft hat und sich die Verbote je nach Eintrag unterscheiden können. Sie ist zusammen mit den maßgeblichen Verordnungen und anderen einschlägigen Quellen zu verwenden.²³ Public Safety stellt die Liste bereit, die nach dem Verfahren zur Terrorismuslistung im Criminal Code erstellt wird.⁴

Ein Quellenverzeichnis sollte festhalten, warum jeder Datensatz einbezogen wird, woher er stammt, wann er abgerufen und wann er zuletzt erfolgreich importiert wurde. Für das Erkennen von Änderungen und den Umgang mit fehlgeschlagenen Aktualisierungen braucht es klare Zuständigkeiten. Quellenverfügbarkeit, erfolgreicher Download und erfolgreicher Import in das Prüfsystem sind unterschiedliche Kontrollpunkte.

Für wiederkehrende Prüfungen ist festzulegen, welche Quellen- oder Kundenänderungen eine erneute Prüfung auslösen. Ein pauschaler jährlicher oder täglicher Rhythmus ist nur dann sinnvoll, wenn die einschlägigen Vorgaben und der betriebliche Prozess ihn rechtfertigen.

Kanadische PEP- und HIO-Definitionen anwenden

FINTRAC unterscheidet inländische PEPs, ausländische PEPs und HIOs. Als inländische PEP gilt unter anderem, wer ein bestimmtes kanadisches Amt aktuell oder innerhalb der letzten fünf Jahre innehatte. Die Definition umfasst ausdrücklich Bürgermeister, Reeves und vergleichbare kommunale Verwaltungschefs. Nicht jeder Beschäftigte des öffentlichen Dienstes oder jedes Gemeinderatsmitglied fällt automatisch darunter. Der Status als ausländische PEP endet nicht. Der HIO-Status betrifft Leiter einer unter die Definition fallenden internationalen Organisation, Institution oder internationalen Sportorganisation; nach dem Ausscheiden oder Tod gilt eine Frist von fünf Jahren.⁵

Für die Feststellung von Familienangehörigen und nahestehenden Personen gelten eigene Abgrenzungen. Die tatsächliche Beziehung ist zu dokumentieren, statt jeden Verwandten, Geschäftsführer oder Geschäftskontakt automatisch einzubeziehen. Maßgeblich sind die Definitionen und Fristen von FINTRAC, einschließlich der besonderen Behandlung verstorbener Amtsträger und zugehöriger Personen.⁵

Das Amt ist der Person zuzuordnen, nicht automatisch jedem Unternehmen in ihrem Eigentum. Zu dokumentieren sind die identifizierte Person, das maßgebliche Amt, die Zeitangaben und die Beziehung zum Kunden. Eine Einstufung als PEP oder HIO ist weder eine Sanktionslistung noch die Feststellung einer Straftat.

PEP-Maßnahmen dem meldepflichtigen Sektor und Prüfanlass zuordnen

FINTRAC unterscheidet Leitlinien für kontobasierte Sektoren, nicht kontobasierte Sektoren und Lebensversicherungen. Eine einzelne Regel zur Kontoeröffnung oder zu Transaktionen darf nicht auf jedes Unternehmen übertragen werden.

Für Finanzinstitute, Wertpapierhändler und Kasinos regeln die kontobasierten Leitlinien die Feststellung bei bestimmten Konto-, Überwachungs- und Transaktionsanlässen. Sie unterscheiden außerdem die Behandlung ausländischer PEPs von Fällen inländischer PEPs oder HIOs, bei denen die Risikobewertung ein hohes Risiko ergibt. Die erforderlichen Maßnahmen und Nachweise hängen vom jeweiligen Anlass ab.⁶

Die Leitlinien für nicht kontobasierte Sektoren behandeln Geschäftsbeziehungen, regelmäßige Überwachung, bekannt gewordene Tatsachen und bestimmte Transaktionen gesondert. Beispielsweise unterscheiden sie die Transaktionsvorgaben für Geldtransfer- und Geldwechselunternehmen von denen anderer aufgeführter Sektoren. Der einschlägige Abschnitt bestimmt die zu beurteilende Person, die Maßnahmen, die Frist und den Nachweis. Ein allgemeiner Transaktionsschwellenwert darf nicht unterschiedslos auf alle Sektoren übertragen werden.⁷

Diese Vorgaben lassen sich in einer Prozessmatrix festhalten:

Die allgemeine Prüfmethode erläutert der Leitfaden zur PEP-Prüfung. Seine UK-spezifischen Vorgaben ersetzen die kanadischen Regeln nicht.

Mögliche Treffer anhand von Identitätsnachweisen klären

Für die zu prüfende Person oder das Unternehmen sollten der vollständige Name, die Art der geprüften Partei und die verfügbaren verlässlichen Identifikatoren angegeben werden. Relevante Eigentümer, kontrollierende Personen und weitere Beteiligte sind gesondert zu übermitteln. Die Prüfung eines Firmennamens ermittelt keine Eigentümerkette.

Bei einem möglichen Treffer sind Namen und Aliasnamen, Geburts- oder Gründungsangaben, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Registerinformationen und Quellenkennungen zu vergleichen, soweit sie vorliegen. Fehlende Daten sind kein Widerspruch. Eine Namensähnlichkeit ist ein Prüfanlass, kein Identitätsnachweis.

Drei Ergebnisse sind auseinanderzuhalten:

1. Ob die übermittelte Person oder das Unternehmen mit der Person oder dem Unternehmen im Quelldatensatz identisch ist.
2. Welche Einstufung oder Beschränkung auf den Sachverhalt zutrifft.
3. Welche Maßnahme, Genehmigung, Meldung oder weitere Untersuchung erforderlich ist.

Offene Fragen sind unverzüglich einer zuständigen Person zuzuweisen. Die Identitätsklärung darf kein Grund sein, eine Pflicht zu ignorieren oder Maßnahmen aufzuschieben, sobald die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Auch ein interner Bearbeitungsstopp und ein gesetzliches Verfügungs- oder Geschäftsverbot sind unterschiedliche Entscheidungen.

Eigentum und Kontrolle gesondert beurteilen

Abschnitt 2.1 des SEMA enthält Kriterien für Kontrolle: mindestens 50 % der Anteile, Eigentumsrechte oder Stimmrechte, die Möglichkeit, Zusammensetzung oder Befugnisse eines Leitungsorgans zu ändern, oder die Möglichkeit, die Tätigkeit der Organisation zu bestimmen. Die Vorschrift regelt die rechtliche Zurechnung von Vermögenswerten, die über kontrollierte Organisationen gehalten werden.⁸

Die Leitlinien von Global Affairs Canada behandeln den SEMA/JVCFOA-Rahmen, einschließlich zusammengerechneter Beteiligungen gelisteter Personen. Sie unterscheiden die sanktionsrechtliche Zurechnung von Eigentum von den AML-Vorgaben zu wirtschaftlich Berechtigten. Eine Beteiligung unter 50 % bedeutet keine pauschale Freigabe: Weitere Beteiligungen oder Kontrollumstände können relevant sein.⁹

Die maßgeblichen Struktur-, Stimmrechts- und Governance-Nachweise sind einzuholen. Die einschlägige Vorschrift und die Beurteilung der Kontrolle sind zu dokumentieren. Weder eine Beteiligungsquote eines wirtschaftlich Berechtigten noch der PEP-Status einer Person allein belegt, dass ein Unternehmen sanktioniert ist, oder bestimmt automatisch dessen Risikoeinstufung.

Die Erläuterung zu Eigentum und Kontrolle beschreibt die allgemeine Abgrenzung. Für den konkreten Sachverhalt ist anschließend die kanadische Regel anzuwenden.

Vermögensmeldungen von Verdachtsmeldungen zu Transaktionen trennen

Der Eskalationsweg sollte die rechtlichen Voraussetzungen, den Empfänger, die Frist und den erforderlichen Umgang mit Vermögenswerten bestimmen. Ein Softwarehinweis ist noch keine abgeschlossene Beurteilung der Meldepflicht.

FINTRACs Leitlinien zum Listed Person or Entity Property Report (LPR) verknüpfen die unverzügliche FINTRAC-Meldung des meldepflichtigen Unternehmens mit bestimmten Mitteilungspflichten nach dem Criminal Code, UN-Maßnahmen, SEMA oder JVCFOA. Die zugrunde liegende Mitteilung an RCMP oder CSIS, je nach Anwendbarkeit, wird durch die FINTRAC-Meldung nicht ersetzt. Ein LPR setzt keine ausgeführte oder versuchte Transaktion voraus.¹⁰

Daneben müssen meldepflichtige Unternehmen eine Verdachtsmeldung an FINTRAC übermitteln, wenn hinreichende Gründe für den Verdacht bestehen, dass eine ausgeführte oder versuchte Transaktion mit der Begehung oder versuchten Begehung einer Sanktionsumgehungsstraftat zusammenhängt.¹¹ Diese Schwelle erfordert weder einen Beweis noch einen bestätigten Listentreffer. Tatsachen, Kontext und Indikatoren sind zu beurteilen, statt auf Gewissheit zu warten. Sowohl ein LPR als auch ein Suspicious Transaction Report (STR) können relevant sein.¹²

Daraus darf keine allgemeine Abfolge „bestätigen, einfrieren, dann melden“ abgeleitet werden. Das maßgebliche Verbot oder die Mitteilungspflicht bestimmt die Handlung. Vermögenswerte dürfen nicht allein zur Erledigung eines Prüfhinweises auf ein anderes Konto verschoben, Gelder zurückgezahlt oder Transaktionen freigegeben werden.

Nachweise mit dem richtigen Fristbeginn aufbewahren

Eine brauchbare Prüfakte verknüpft die übermittelte Identität, Quelle und Abrufdatum, Konfiguration, Identitätsnachweise, Eigentumsfragen, Einstufung, Begründung, bearbeitende Person, Eskalation und abschließende Maßnahme. Offene Punkte müssen sichtbar bleiben und einer zuständigen Person zugeordnet sein.

Die Aufbewahrung richtet sich nach der Art des Nachweises. FINTRAC verlangt, eine LPR-Kopie mindestens fünf Jahre ab dem Versandtag aufzubewahren.¹⁰ Die kontobasierten Leitlinien sehen für die betreffenden PEP/HIO-Kontounterlagen mindestens fünf Jahre ab Kontoschließung vor.⁶ Aus diesen unterschiedlichen Fristbeginnen folgt keine allgemeine Fünfjahresfrist für jedes Prüfprotokoll.

Die internen Vorgaben sollten die erforderlichen Unterlagen, den Fristbeginn, die Aufbewahrungsdauer und die Zugriffsrechte festlegen. Der Leitfaden zur Dokumentation von Trefferuntersuchungen beschreibt die allgemeine Fallakte. Die kanadischen Vorgaben bestimmen die jeweils geltenden Aufbewahrungsregeln.

Software anhand kanadischer Prüfaufgaben bewerten

Checklynx unterstützt mit seiner Software für Sanktionsprüfungen und Software für PEP-Prüfungen den Abgleich und die Prüfung durch Analysten. Dazu dienen gebündelte Profile und die verfügbaren strukturierten Identitäts- und Quellenangaben. Diese Informationen erleichtern den Vergleich der übermittelten Person oder des Unternehmens mit möglichen Treffern und die Unterscheidung ähnlicher Namen. Sie ergeben keine vollständige Eigentümerkette, garantieren keine kanadische Quellenabdeckung und ersetzen nicht die abschließende rechtliche Entscheidung.

Die unterstützten Quellen und die Konfiguration sind für den vorgesehenen Einsatz in Kanada zu bestätigen. Zu messen sind die Qualität möglicher Treffer und der Aufwand für deren Untersuchung und die Dokumentation der Entscheidungen. Der Software-Kaufleitfaden unterstützt die Festlegung von Abnahmekriterien für den Pilottest.

Drei praktische Szenarien

Die Beispiele sind hypothetisch. Sie veranschaulichen Prüfschritte und treffen keine Aussagen über tatsächliche Kunden.

Ein Unternehmen mit einem möglicherweise gelisteten Eigentümer

Für einen neuen Firmenkunden ergibt sich kein direkter Namenstreffer. Für einen angegebenen Anteilseigner ergibt sich jedoch ein möglicher Treffer. Der Analyst klärt die Identität dieser Person und beschafft die Eigentümerkette sowie Nachweise zu Stimmrechten und Governance. Die zuständige Fachperson beurteilt die kanadische Beschränkung und die Kontrollkriterien. Das Team leitet weder eine Freigabe aus dem Ergebnis der Namensprüfung des Unternehmens noch ein automatisches Verbot allein aus der Beteiligungsquote ab.

Ein ähnlicher Name bei unvollständigen Quellenangaben

Der Name eines Kunden ähnelt dem einer gelisteten Person. In der Quelle fehlt jedoch das vollständige Geburtsdatum. Der Analyst vergleicht die verfügbaren Identifikatoren und fordert Nachweise an, die die Unklarheit klären können. Ein fehlendes Feld wird nicht als Widerspruch dokumentiert. Die Akte enthält entweder eine belegte Nichtübereinstimmung oder eine zugewiesene Eskalation. Der Umgang mit einer vorgesehenen Transaktion wird gesondert beurteilt.

Ein ehemaliger Bürgermeister eröffnet ein Konto

Ein Finanzinstitut stellt fest, dass ein Antragsteller vor Kurzem aus dem Amt eines kanadischen Bürgermeisters ausgeschieden ist. Der Analyst gleicht Amt und Zeitangaben mit der Definition einer inländischen PEP ab und wendet anschließend die einschlägige kontobasierte Risikobewertung und die erforderlichen Maßnahmen an. Der Status als inländische PEP begründet weder automatisch ein sanktionsrechtliches Verbot noch die Annahme, jede Maßnahme für ausländische PEPs gelte unverändert. Der Nachweis erläutert die Einstufung, die Bewertung und die daraus folgende Entscheidung.

Häufig gestellte Fragen

Reicht Kanadas autonome Sanktionsliste allein aus?

Sie erfasst Listungen nach SEMA/JVCFOA, nicht jede kanadische Maßnahme. Die maßgeblichen Verordnungen, UN-Umsetzungsmaßnahmen, Criminal-Code-Quellen und weiteren für die Tätigkeit geltenden Beschränkungen sind gesondert zu prüfen.²³

Kann ein kanadischer Bürgermeister eine inländische PEP sein?

Ja. FINTRAC bezieht Bürgermeister, Reeves und vergleichbare kommunale Verwaltungschefs ausdrücklich ein. Das tatsächliche Amt und die Zeitangaben sind zu prüfen. Die Definition gilt nicht automatisch für sämtliche kommunalen Beschäftigten.⁵

Muss jeder mögliche Sanktionstreffer an FINTRAC gemeldet werden?

Maßgeblich sind die jeweiligen Meldevoraussetzungen. Ein möglicher Namenstreffer allein entscheidet nicht darüber, ob ein LPR erforderlich ist. Aufgrund der Transaktionsumstände kann auch ohne bestätigten Treffer eine STR-Prüfung nötig sein. Die Beurteilung ist unverzüglich zuzuweisen. Wo das Gesetz hinreichende Verdachtsgründe verlangt, ist nicht auf einen Beweis zu warten.¹⁰¹²

Ersetzt Prüfsoftware Eigentumsrecherche oder regulatorische Meldungen?

Prüfsoftware unterstützt das Erkennen möglicher Treffer und die Untersuchung übermittelter Beteiligter. Die für eine Kontrollbeurteilung erforderlichen Eigentumsnachweise sind einzuholen; Mitteilungen und Meldungen sind gesondert zu beurteilen. Melde- und Integrationsfunktionen müssen mit dem Anbieter geklärt werden. Ein Prüfergebnis bedeutet nicht automatisch, dass eine Meldung eingereicht wurde.