Geldwäscheprävention für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer: Sanktions-, PEP- und Drittparteienprüfung

Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften unterhalten häufig langfristige Mandatsbeziehungen, während sich beteiligte Personen, Unternehmen, Eigentumsangaben, Leistungen und Länderbezüge verändern. Ein zunächst für die Erstellung von Jahresabschlüssen angenommener Mandant kann später Unterstützung bei einer Unternehmensgründung anfragen, einen neuen Geschäftsführer bestellen, einen anderen wirtschaftlich Berechtigten offenlegen oder einen Zahlungsempfänger einführen, der beim Onboarding noch nicht bekannt war.

Die zentrale Prüffrage lautet:

Welche übermittelte Partei tritt bei welchem kontrollierten Ereignis in das Steuer- oder Prüfungsmandat ein, welche Prüffrage folgt daraus und wer verantwortet die davon getrennten Sorgfalts-, Berufs- und Rechtsentscheidungen?

Checklynx kann übermittelte Personen, Unternehmen und unterstützte Identifikatoren mit konfigurierten Sanktions-, PEP-, Fahndungslisten- und Quellen für negative Medien abgleichen. Checklynx authentifiziert keine Identitätsdokumente, ermittelt nicht sämtliche wirtschaftlich Berechtigten, übernimmt keine Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung, überwacht keine Verhaltensmuster in Transaktionen, entscheidet nicht über einen Geldwäscheverdacht und trifft weder die abschließende Mandatsannahme noch eine rechtliche Entscheidung.

Zuerst die regulierte Leistung bestimmen

Die Berufsbezeichnung allein bestimmt den Anwendungsbereich nicht. Eine Kanzlei kann gesetzliche Abschlussprüfungen, externe Buchhaltungsleistungen, Steuerberatung, Lohnabrechnung, Unternehmensgründungen, Treuhandverwaltung oder Softwareunterstützung erbringen. Für diese Leistungen können unterschiedliche Regeln und Aufsichtsstellen gelten; einzelne Tätigkeiten können außerhalb eines bestimmten regulatorischen Anwendungsbereichs liegen.

Zu dokumentieren sind:

• der Rechtsträger, der die jeweilige Leistung erbringt;
• die tatsächlich regulierten Tätigkeiten und die zuständige Aufsicht;
• die Mandanten- und Mandatsarten innerhalb des festgelegten Kontrollrahmens;
• ob die Kanzlei zusätzlich Treuhand- oder Gesellschaftsdienstleistungen erbringt;
• die aus vorgelagerten Sorgfaltspflichten stammenden Identitäts-, Eigentums- und Beziehungsdaten; und
• die Personen, die Treffer klären und über Mandatsannahme, Meldungen oder rechtliche Schritte entscheiden dürfen.

Im Vereinigten Königreich umfasst die HMRC-Leitlinie für Accountancy Service Providers unter anderem Abschlussprüfer, externe Buchhalter und Steuerberater. Sie unterscheidet jedoch reine Lohnabrechnungs- und andere begrenzte Tätigkeiten, die nicht zwingend unter diese Definition fallen. Deutschland und Spanien benennen bestimmte Steuerberatungs-, Buchhaltungs- und Prüfungsberufe in ihren Geldwäschevorschriften. In den VAE gilt das aktuelle AML/CFT-Rahmenwerk für relevante DNFBPs; Bundesrecht sowie die Regelungen im DIFC und ADGM dürfen dabei nicht zu einem einheitlichen Aufsichtsmodell zusammengefasst werden.

Prüfung und weitergehende Berufspflichten trennen

Mehrere Kontrollen können dieselben Mandantendaten verwenden, beantworten aber unterschiedliche Fragen.

Der Leitfaden zur AML-Namensprüfung beschreibt den allgemeinen Abgleichsprozess. Der Leitfaden zur Prüfung wirtschaftlich Berechtigter und verbundener Parteien behandelt die Übergabe von Eigentumsinformationen in die Prüfung.

Prüfmatrix für Steuer- und Prüfungsmandate

Die Matrix ist ein Modell für das Kontrolldesign und keine allgemeine Pflicht, jede aufgeführte Rolle zu prüfen.

Mandanten-ID, Mandats-ID und Parteienrolle sind bei jeder Anfrage zu erhalten. Dieselbe Person kann in einem Mandat Mandantenvertreter, in einem anderen wirtschaftlich Berechtigter und später Zahlungspartei sein. Dieser Kontext erklärt, warum die Prüfung erfolgte und welche Entscheidung noch aussteht.

Prüfungen vor veränderbaren Mandatsentscheidungen platzieren

Geeignete Kontrollpunkte können die Mandatsannahme, Gesellschafts- oder Treuhandarbeit, eine wesentliche Änderung der Eigentumsverhältnisse, die Bestellung eines Vertreters, die Erweiterung um eine risikoreichere Leistung oder Rechtsordnung, die Aufnahme eines Vermittlers oder ausgelagerten Dienstleisters sowie ein Zahlungsereignis mit einer neuen benannten Partei umfassen.

Das Prüfportal eignet sich für analystengeführte Prüfungen, die CSV-Batch-Prüfung für einen bestehenden Mandantenbestand, die Echtzeit-Prüf-API für wiederholbare Onboarding- und Mandatsereignisse und das laufende Monitoring für gepflegte Beziehungen. Führt ein Zahlungsereignis eine identifizierte Partei ein, kann die Transaktionsprüfung den übermittelten Namen und die Identifikatoren vor der Geldbewegung abgleichen. Sie erkennt keine Verhaltensmuster und trifft keine rechtliche Entscheidung.

Sanktions- und PEP-Prüfung als getrennte Entscheidungswege behandeln

Ein Sanktionslistentreffer kann zunächst zur Identitätsklärung und anschließend zu einer getrennten Analyse des anwendbaren Regimes, von Eigentum und Kontrolle, Beschränkung, Ausnahme, Genehmigung, Meldeweg und Umgang mit Vermögenswerten oder Dienstleistungen führen. Die Prüfung entscheidet diese Rechtsfragen nicht.

Ein PEP-Treffer ist anders zu behandeln. PEP-Status ist weder Verbot noch Hinweis auf Fehlverhalten. Die Kanzlei bestimmt, ob die Person unter die anwendbare Definition fällt, welches Risiko besteht und welche Genehmigungs-, Mittelherkunfts-, Vermögensherkunfts- oder verstärkten Überwachungsmaßnahmen erforderlich sind. Checklynx stellt quellenbelegte Angaben zu PEPs, ehemaligen PEPs, Familienmitgliedern und bekanntermaßen nahestehenden Personen für diese Überprüfung bereit; Checklynx führt nicht den vollständigen EDD-Prozess durch.

Übermittelte Eigentumsangaben als Eingabe behandeln, nicht als Ermittlungsleistung

Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften können Eigentums- und Kontrollangaben durch CDD, Unternehmensunterlagen, Mandantendokumente oder einen anderen vorgelagerten Prozess erhalten. Die übermittelte Beziehung zwischen Unternehmen, Eigentümer, kontrollierender Person, Organmitglied, Vertreter und Rolle in einem Trust oder einer Stiftung sollte im Prüfdatensatz sichtbar bleiben.

Checklynx kann diese Personen und Unternehmen prüfen, wenn ihre Daten übermittelt werden. Checklynx ermittelt nicht eigenständig die vollständige Eigentumsstruktur, authentifiziert die Nachweise nicht und entscheidet nicht, ob ein Eigentums- oder Kontrolltest nach AML- oder Sanktionsrecht erfüllt ist.

Wiederkehrende Prüfungen an relevanten Änderungen ausrichten

Wiederkehrende Mandate rechtfertigen keine allgemeine Aussage, dass jeder Mandant fortlaufend oder in einem festen Intervall geprüft werden muss. Festzulegen sind Prüfanlässe wie Änderungen an Sanktionsquellen oder PEP-Profilen, Identitätsdaten, Eigentum oder Kontrolle, neue Vertreter, wesentlich andere Leistungen oder Länderbezüge sowie Zahlungsereignisse mit neuen Parteien.

Dauerhafte Parteien-IDs und aufbewahrte frühere Entscheidungen unterstützen die Zuordnung eines neuen Quelldatensatzes zum richtigen Mandanten und Mandat. Eine frühere Entscheidung zu einem falsch positiven Treffer sollte auf die geprüfte Identität und den Kontext beschränkt bleiben; geänderte Daten können eine neue Überprüfung erfordern.

Richtige Rechtsordnung und Aufsicht anwenden

Vereinigtes Königreich

Die britischen Behörden führen Buchhalter, Steuerberater und Abschlussprüfer unter den Tätigkeiten auf, die einer AML-Aufsicht unterliegen können. HMRC beaufsichtigt relevante Accountancy Service Providers, soweit diese nicht bereits einer anerkannten Berufskammer mit AML-Aufsicht unterstehen. Die HMRC-Leitlinie unterscheidet außerdem begrenzte Lohnabrechnungs- und Softwareunterstützungsleistungen, durch die ein Anbieter allein noch nicht zwingend zum Accountancy Service Provider wird.

Die Leitlinie zur Registrierung von Accountancy Service Providers und die AML-Leitlinie für den Rechnungslegungssektor stützen eine leistungs- und aufsichtsbezogene Analyse. Britische Finanzsanktionen bilden eine eigene rechtliche Ebene. Die Kanzlei muss ihren relevanten UK-Bezug, Beschränkungen, Eigentums- und Kontrollanalyse, Genehmigungen und den Meldeweg selbst bestimmen; der AML-Anwendungsbereich definiert nicht sämtliche Sanktionspflichten.

Deutschland

Das deutsche Geldwäschegesetz nennt Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Lohnsteuerhilfevereine unter den Verpflichteten. Dies sind definierte Berufskategorien; vereidigte Buchprüfer darf nicht als allgemeines Synonym für gewöhnliche Buchhaltungsdienstleister verwendet werden.

Das GwG-Rahmenwerk umfasst Sorgfaltspflichten, wirtschaftlich Berechtigte, Risikomanagement und verstärkte Maßnahmen. Die Sanktionsprüfung kann die Bearbeitung übermittelter Identitäten unterstützen, erfüllt diese Pflichten aber nicht vollständig und entscheidet nicht über die Wirkung einer restriktiven Maßnahme der EU.

Spanien

Das spanische Ley 10/2010 nennt auditores de cuentas, contables externos und asesores fiscales ausdrücklich als Verpflichtete. Maßgeblich ist die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit und nicht eine unscharfe geschäftliche Bezeichnung.

PBC/FT-Pflichten zur Identifizierung, zum titular real, zur laufenden Sorgfalt und zur PEP-Behandlung bleiben von der technischen Prüfung übermittelter Identitäten getrennt. Auch Finanzsanktionen der EU haben eine eigene Rechtswirkung und erfordern eine eigenständige Analyse.

Vereinigte Arabische Emirate

Die aktuelle bundesrechtliche Grundlage umfasst das Federal Decree-Law No. 10 of 2025 und die Cabinet Resolution No. 134 of 2025. Relevante Abschlussprüfer und Buchhalter können unter das DNFBP-Rahmenwerk fallen; maßgeblich sind die tatsächliche Tätigkeit, Aufsichtsbehörde und der Standort. Das DFSA-Rahmenwerk im DIFC und das DNFBP-Rahmenwerk des ADGM dürfen nicht als identisch mit dem bundesrechtlichen beziehungsweise Mainland-Anwendungsbereich dargestellt werden.

Das Rahmenwerk behandelt Kontrollen zu Kunden und wirtschaftlich Berechtigten, PEP-Risiken und gezielten Finanzsanktionen. Checklynx kann die Prüfung übermittelter Identitäten und die Aufbewahrung von Nachweisen unterstützen. Checklynx übernimmt weder eine vollständige DNFBP-Risikoanalyse noch Identitätsprüfung, Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter, goAML-Meldung oder die abschließende Entscheidung über Einfrieren und Meldung.

Prüfnachweise und fachliche Übergabe erhalten

Ein anderer qualifizierter Analyst sollte Folgendes rekonstruieren können:

• Mandant und Mandat, Parteienrolle und auslösendes Ereignis;
• übermittelte Identitäts-, Unternehmens- und Beziehungsidentifikatoren;
• Mandantenkategorie, Prüfvorgabe und angewendete Quellenkategorien;
• geprüfte Trefferkandidaten und sekundäre Identifikatoren;
• Analyst, Notizen, Nachweise, Eskalation und Begründung;
• den autorisierten Berufs-, Compliance- oder Rechtsverantwortlichen, an den der Fall übergeben wurde; und
• spätere Änderungen, erneute Prüfungen und geänderte Ergebnisse.

Das Checklynx Case Management verbindet Zuweisungen, Nachweise, Notizen, Eskalationen, Entscheidungen und Zeitstempel mit dem Prüfprozess. Der Leitfaden zur Dokumentation einer Untersuchung von Sanktionstreffern beschreibt den detaillierten Entscheidungsnachweis. Beides ersetzt weder fachliches Ermessen noch Rechtsanalyse oder regulatorische Meldungen.

Was Checklynx nicht entscheidet

Checkliste für die Umsetzung

Häufig gestellte Fragen

Benötigen alle Buchhalter und Buchhaltungsdienstleister denselben Prüfprozess?

Nein. Der Anwendungsbereich hängt von den tatsächlichen Leistungen, dem Rechtsträger, der Rechtsordnung, der Aufsicht und dem genehmigten Risikorahmen ab. Eine Berufsbezeichnung oder geschäftliche Bezeichnung schafft weder eine einheitliche Prüfpopulation noch einen einheitlichen Turnus.

Übernimmt Checklynx die Sorgfaltspflichten für eine Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaft?

Nein. Checklynx kann übermittelte Mandanten, Unternehmen und verbundene Parteien prüfen. Die Kanzlei oder ihre vorgelagerten Anbieter bleiben für Identifizierung, Verifizierung, Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter, Mandantenrisikobewertung und andere CDD- oder EDD-Arbeiten verantwortlich.

Muss eine Kanzlei einen Mandanten ablehnen, wenn er eine PEP ist?

Nein. PEP-Status ist weder Verbot noch Hinweis auf Fehlverhalten. Die Kanzlei bestimmt nach ihrem rechtlichen Rahmen und ihren internen Vorgaben die anwendbare Definition, das Risiko, die Genehmigung und die verstärkten Maßnahmen.

Kann Checklynx die wirtschaftlich Berechtigten eines Unternehmensmandanten ermitteln und verifizieren?

Nein. Checklynx kann Eigentümer, kontrollierende Personen und verbundene Parteien prüfen, wenn deren Identitäten und Beziehungen übermittelt werden. Ermittlung, Verifizierung sowie die rechtliche Beurteilung von Eigentum und Kontrolle bleiben getrennt.

Ist die Prüfung eines Zahlers oder Begünstigten dasselbe wie Transaktionsmonitoring?

Nein. Die Transaktionsparteienprüfung vergleicht übermittelte Namen und Identifikatoren bei einem Ereignis mit konfigurierten Quellen. Verhaltensbasiertes Transaktionsmonitoring analysiert Aktivitätsmuster im Zeitverlauf; Checklynx beansprucht diese Funktion nicht.

Beweist ein unauffälliges Sanktionsergebnis, dass ein Mandat oder eine Zahlung rechtmäßig ist?

Nein. Ein unauffälliger Namensabgleich klärt weder Eigentum und Kontrolle noch programmspezifische Dienstleistungsbeschränkungen, geografische Maßnahmen, Genehmigungen, Ausnahmen, Umgehung oder andere Tatsachen, die eine fachliche und rechtliche Analyse erfordern.

Welcher Checklynx-Prüfprozess eignet sich für einen bestehenden Mandantenbestand?

Die CSV-Batch-Prüfung kann eine definierte bestehende Population prüfen. Das laufende Monitoring kann gepflegte Datensätze erneut prüfen, wenn sich konfigurierte Quelleninformationen ändern. Portal und API unterstützen einzelne und wiederholbare Mandatsereignisse.

Mehr zu den zugrunde liegenden Kontrollen: Checklynx Software für Sanktionsprüfungen und PEP-Prüfsoftware.