Für Software zur Sanktionsprüfung gibt es kein einheitliches Preismodell. Ein Anbieter bündelt Zugang und Prüfungen in einem Abonnement. Ein anderer berechnet Plattformzugang, Benutzer, Kundenaufnahme, API-Aufrufe und laufendes Monitoring getrennt. Entscheidend ist deshalb nicht nur: „Welcher Listenpreis ist am niedrigsten?“, sondern: „Welche Leistungen deckt jedes Angebot für denselben Bestand und Prüfablauf ab?“
Dieser Leitfaden hilft Einkaufsteams, Angebote auf eine vergleichbare Grundlage zu bringen, ohne sämtliche Kosten eines Compliance-Programms der Software zuzurechnen. Er setzt voraus, dass die Anforderungen feststehen und eine engere Anbieterauswahl getroffen wurde. Fragen zu Produktanforderungen, Tests und Beschaffung behandelt der Leitfaden zur Auswahl von Software für Sanktionsprüfungen. Die aktuellen Preise von Checklynx stehen auf der Checklynx-Preisseite.
Kostenvergleich für SanktionsprüfungenAnbietergebühren, Testzugang und Vertragsbedingungen auf derselben Grundlage vergleichen.1. Anbieter- und Plattformkosten auf der Rechnung
Zuerst werden alle Positionen erfasst, die auf der Rechnung des Anbieters erscheinen. Der Anbieter sollte jeden Begriff schriftlich definieren. Für alle Angebote sind derselbe erwartete Bestand und dieselbe Prüfaktivität anzusetzen.
Abrechnungseinheit definieren
„Pro Prüfung“ ist keine einheitliche Einheit. Ein Angebot kann gleichzeitig mehrere Einheiten verwenden: monatlicher Plattformzugang, einzelne Teammitglieder, neu aufgenommene Kunden, Prüfungen im Portal, Zeilen oder Dateien einer Batch-Prüfung, API-Aufrufe oder Kunden im laufenden Monitoring. Auch eine Transaktion mit mehreren Parteien kann anders berechnet werden als die Prüfung eines einzelnen Kunden.
Zu erfassen sind:
- das genaue Ereignis, das eine Gebühr auslöst;
- ob ein erneuter oder doppelter Aufruf berechnet wird;
- wie Batch-Zeilen, Transaktionsparteien und Kunden im laufenden Monitoring gezählt werden;
- ob für Portal, API und Datei-Upload dieselbe Einheit gilt; und
- welches Produkt oder Datenpaket die Einheit abdeckt.
Diese Definition ist wichtiger als der scheinbare Stückpreis. Die jeweils gültigen Checklynx-Konditionen sollten ausschließlich über die gepflegte Preisseite verglichen und nicht aus diesem Leitfaden übernommen werden.
Prüfkategorie und Zugangsweg getrennt erfassen
Prüfkategorie und Zugangsweg sind zwei unabhängige Dimensionen eines Angebots. Ein Anbieter kann für Sanktionen, PEP, Fahndungslisten und negative Medien unterschiedliche Preise berechnen – unabhängig davon, ob die Prüfung über das Portal, bei der Kundenaufnahme, per Batch-Datei oder über die API erfolgt. Ein anderer Anbieter bündelt die Kategorien, unterscheidet aber nach Zugangsweg.
Jede Kategorie wird einmal erfasst:
| Prüfkategorie | Zu erfassende Angaben |
|---|---|
| Sanktionen | Gebündelt, enthalten, separat berechnet oder nicht relevant; Abrechnungseinheit oder Preisstruktur; geltende Zugangswege; kategoriespezifisches Freivolumen und Mehrverbrauch |
| PEP | Dieselben vier Angaben, ohne den Sanktionspreis zu unterstellen |
| Fahndungslisten | Dieselben vier Angaben sowie das abgedeckte Produkt oder Quellenpaket |
| Negative Medien | Dieselben vier Angaben sowie mögliche Quellen- oder Nutzungslimits |
Danach werden Gebühren des jeweiligen Zugangswegs und das erwartete Volumen erfasst:
| Zugangsweg | Was zu vergleichen ist |
|---|---|
| Kundenaufnahme | Einmalige Verarbeitungsgebühr oder zugangsbezogene Einheit sowie erwartete Zahl neuer Kunden; getrennt von Einrichtung und Umsetzung durch den Anbieter |
| Portal oder manuelle Prüfung | Zugangs- oder Verarbeitungsgebühr des Portals sowie erwartete Suchanfragen, Aufrufe oder geprüfte Parteien |
| Batch- oder Dateiprüfung | Gebühr je vom Anbieter definierter Zeile, Datensatz, Datei, Lauf oder anderer Einheit sowie erwartetes Volumen |
| API | API-spezifische Zugangs- oder Verarbeitungsgebühr sowie erwartete Aufrufe; Kategoriepreise bleiben im Abschnitt zur Prüfkategorie |
| Laufendes Monitoring | Jahrespreis pro Kunde, enthaltenes Kontingent überwachter Kunden und erwarteter Kundenbestand |
Variiert ein Kategoriepreis nach Zugangsweg, wird dies unter „Notizen/Quelle“ erläutert, statt vier Kategorien mit fünf Zugangswegen zu vervielfachen. Ist eine Gebühr bereits in einer anderen Position enthalten, wird in der Tabelle „Enthalten“ eingetragen und auf den betreffenden Abschnitt des Angebots verwiesen.
Preismodell bestimmen
Die Abrechnungseinheit beschreibt, was gezählt wird. Das Preismodell beschreibt, wie daraus eine Gebühr entsteht. Tatsächliche Angebote verbinden häufig mehrere Modelle. Deshalb sollte die Struktur vor dem Vergleich der Gesamtkosten feststehen.
| Preismodell | Was zu klären ist |
|---|---|
| Festpreis-Abonnement, unbegrenzte Nutzung oder Fair Use | Abrechnungszeitraum, Leistungsumfang sowie Fair-Use-Regeln, Ratenlimits oder Klauseln zu außergewöhnlicher Nutzung |
| Rein nutzungsabhängige Abrechnung | Stückpreis, mögliche Plattformgebühr und Abrechnungszeitpunkt |
| Abonnement mit Freivolumen und Mehrverbrauch | Enthaltene Nutzung, Berechnung des Mehrverbrauchs und Übertragbarkeit ungenutzter Mengen |
| Vorausbezahlte Guthaben oder Mengenabnahme | Guthabeneinheit, Abnahmeverpflichtung, Verfall, Übertragbarkeit, Erstattung und Nachkauf |
| Mengenstaffel | Schwellenwerte und Frage, ob nur die jeweilige Stufe oder das gesamte Volumen neu bepreist wird |
| Preis je Kunde oder Unternehmen | Kunden- oder Unternehmensstatus, der die Gebühr auslöst, sowie getrennte Preise für Aufnahme und laufendes Monitoring |
| Preis je Benutzer | Benutzertyp, enthaltene Benutzer und wie zusätzliche oder entfernte Benutzerzugänge abgerechnet werden |
| Modul- oder Datenpaket | Funktion, Quellengruppe oder Umgebung, die jedes Zusatzpaket abdeckt |
| Mindestabnahme plus Nutzung | Mindestumsatz oder -volumen, Nutzungsberechnung und mögliche Nachberechnung |
| Individueller Unternehmenstarif | Vereinbarter Umfang, Messmethode, Limits und Verfahren für Preisänderungen |
| Hybridmodell | Alle vorstehenden Bestandteile, die in die Rechnung einfließen |
Keines dieser Modelle ist grundsätzlich günstiger. Alle Angebote müssen für dieselben Produkte, Benutzerzugänge, Bestände, Abläufe, erwarteten Volumina, Vertragszeiträume und Supportanforderungen vereinheitlicht werden. Eine Mindestabnahme bildet meist eine Untergrenze des betreffenden Vertrags und ist nicht automatisch als zusätzliche Gebühr aufzuschlagen. Ihre Behandlung sollte schriftlich bestätigt werden.
Optionale Positionen sichtbar machen
Ein niedriger Grundpreis kann Funktionen oder Leistungen ausschließen, die für den geplanten Ablauf erforderlich sind. Zu prüfen ist, ob folgende Positionen enthalten sind oder separat berechnet werden:
| Position | Zu beantwortende Frage |
|---|---|
| Zusätzliche Daten- oder Quellenpakete | Für welche Quellen oder Produktkategorien ist ein zusätzliches Abonnement erforderlich? |
| Laufendes Monitoring | Was deckt der Jahrespreis pro Kunde ab und welche Änderung oder welches Ereignis beeinflusst die Gebühr? |
| Zugang zur Testumgebung | Sind Produktions- und Sandbox-Umgebung in der Plattformgebühr enthalten? |
| Fall- und Nachweisfunktionen | Werden Benutzer für die Fallbearbeitung, Speicherplatz oder Exportfunktionen separat berechnet? |
| Benutzerzugang | Gelten unterschiedliche Preise für namentliche, gleichzeitige, lesende oder administrative Zugänge? |
| Support und Service Levels | Welcher Support ist Standard und welche Reaktions- oder Leistungsbedingungen erfordern ein Zusatzpaket? |
| Zusätzliche Rechtsträger oder Umgebungen | Deckt das Angebot die vollständige Organisations- und Bereitstellungsstruktur des Käufers ab? |
Dass eine Echtzeit-Prüf-API, eine CSV-Batch-Prüfung, laufendes Monitoring oder Case Management auf einer Produktseite genannt wird, belegt noch keine bestimmten Konditionen. Maßgeblich ist das aktuelle Angebot.
2. Einmalige Umsetzungskosten
Einmalige Umsetzungskosten bleiben von den laufenden Plattformkosten getrennt. So ist erkennbar, welche Kosten nur einmal entstehen, welche bei wesentlichen Änderungen wiederkehren können und welche beim Anbieter statt beim Käufer anfallen.
Gebühren des Anbieters können Folgendes umfassen:
- Einrichtung und Umsetzungsunterstützung;
- Datenmigration oder Unterstützung beim Import;
- Workshops zur Konfiguration;
- Integrations- oder Lösungsdesign;
- Schulungen; und
- Projektunterstützung während Abnahme und Produktivsetzung.
Für jede Gebühr sollte feststehen, welche Leistung sie abdeckt, welchen Beitrag der Käufer leisten muss und was einen Nachtrag auslöst. Außerdem ist zu klären, ob eine Sandbox oder Testphase enthalten ist und ob die Nutzung während des Tests berechnet wird.
Auf Käuferseite können zusätzlich Entwicklung, Datenaufbereitung, Sicherheitsprüfung, Konfiguration und Abnahmetests anfallen. Diese Aufwände sind für die Planung wichtig, gehören aber nicht automatisch zum Plattformpreis. Sie sollten im Umsetzungsplan kalkuliert werden, statt einen willkürlichen Gehaltsanteil auf die Softwarekosten aufzuschlagen.
Eine allgemeingültige Umsetzungsdauer gibt es nicht. Anbieter müssen anhand desselben schriftlich festgelegten Umfangs und repräsentativer Abläufe verglichen werden. Eine API oder ein CSV-Import belegt eine Funktion, aber nicht, dass eine bestimmte Migration schnell oder kostengünstig sein wird.
3. Optionaler betrieblicher Aufwand beim Kunden
Der Aufwand der Analysten kann die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung beeinflussen, bleibt aber eine separate Bewertung des Käufers. Aus einem Softwareangebot lässt sich nicht ableiten, welche Betriebskosten im Compliance-Team entstehen. Eine pauschale Branchenquote für Fehlalarme ersetzt keinen eigenen Test.
In einem kontrollierten Pilotversuch sollten erfasst werden:
- Zahl der Prüfaufträge;
- Zahl der zurückgegebenen möglichen Treffer;
- durchschnittliche Bearbeitungszeit in der ersten Prüfstufe;
- Zahl und Art der Eskalationen;
- ob unveränderte, bereits geklärte Treffer erneut bearbeitet werden müssen; und
- außerhalb der Plattform anfallende Nachweis- oder Berichtsarbeit.
Damit lässt sich der Arbeitsaufwand für denselben Testbestand und dieselbe Konfiguration vergleichen. Einsparungen sollten nur dann zugesagt werden, wenn Messmethode, Ausgangswert und Umfang die Aussage tragen.
Ein Prüfauftrag ist kein möglicher Treffer, und ein möglicher Treffer ist keine bestätigte Sanktionsübereinstimmung. Weniger Treffer belegen allein keine bessere Kontrolle: Auch eine weniger empfindliche Konfiguration kann die Zahl reduzieren. Der Leitfaden zur Verringerung falsch positiver Treffer zeigt, wie sich Trefferqualität und Prüfaufwand ohne eine unbelegte allgemeine Genauigkeitsangabe bewerten lassen.
Die herunterladbare Vorlage umfasst Anbietergebühren, Testzugang und Vertragsbedingungen. Beobachtungen zum Arbeitsaufwand gehören in die Dokumentation des Pilotversuchs, damit sie nicht mit Rechnungspositionen verwechselt werden.
4. Vertrags- und Ausstiegsbedingungen
Ein kaufmännischer Vergleich muss berücksichtigen, wie sich der Vertrag über die Zeit verhält – nicht nur die erste Rechnung.
| Vertragsbedingung | Was zu prüfen ist |
|---|---|
| Mindestabnahme | Mindestumsatz pro Monat oder Jahr, vereinbartes Volumen und Nachberechnung |
| Vertragslaufzeit | Erstlaufzeit, Verlängerungsverfahren und Kündigungsfristen |
| Preisänderungen | Indexierung, Änderungen von Nutzungsstaffeln und Verlängerungspreise |
| Kontrolle des Mehrverbrauchs | Benachrichtigungen, harte Limits und Behandlung unerwarteter Mengen |
| Datenaufbewahrung und -export | Welche Daten wann und in welchem Format exportiert werden können |
| Vertragsbeendigung | Fristen, ausstehende Verpflichtungen und weiterer Zugriff auf Nachweise |
| Unterstützung beim Wechsel | Anbietergebühren für Export, Archivierung, Migration oder Übergabe |
Eine vertragliche Ausstiegsgebühr bildet nicht zwangsläufig den gesamten Wechselaufwand beim Käufer ab. Parallelbetrieb, Migration und erneute Integration können einen separaten internen Plan außerhalb der Vorlage für Anbieterpreise erfordern.
5. Testzugang vor der Entscheidung bewerten
Eine geführte Demo ist nicht dasselbe wie ein eigenständiger Produkttest. Eine Sitzung mit dem Anbieter kann den vorgesehenen Ablauf erklären. Käufer müssen aber auch prüfen können, wie sich die Software mit repräsentativen Namen, Prüfkategorien, Zugangswegen und Fällen verhält.
Die Bedingungen des Testzugangs sollten erfasst werden:
| Frage zum Testzugang | Was zu prüfen ist |
|---|---|
| Zugangsmodell | Testzugang zur eigenständigen Nutzung, eingeschränkte Sandbox, geführte Demo oder anderes Modell |
| Schritte vor dem Zugang | Ob eine Vertraulichkeitsvereinbarung, Vorgespräche, kaufmännische Qualifizierung oder Beschaffungsschritte erforderlich sind |
| Testdauer und Abrechnung | Anzahl der Tage, Kreditkartenpflicht und automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement |
| Produktumfang | Welche Prüfkategorien, Quellen, Abläufe und Umgebungen tatsächlich getestet werden können |
| Repräsentative Tests | Ob geeignete Testdaten und eigene repräsentative Grenzfälle verwendet werden dürfen |
| Integrationszugang | Ob Portal-, Batch- und API-Abläufe im Test verfügbar sind |
| Ergebnisse und Nachweise | Ob Treffer, Bearbeitungshistorie, Berichte oder Nachweise exportiert werden können |
| Support | Welche Unterstützung bei Konfiguration und Test zur Verfügung steht |
| Zeit bis zum nutzbaren Zugang | Zeitraum von der ersten Anfrage bis zur funktionierenden Testumgebung |
Diese Bedingungen belegen für sich genommen keine Produktqualität. Sie bestimmen, wie viele unabhängige Nachweise der Käufer vor Vertragsabschluss sammeln kann.
Im Evaluierungsprozess sollte außerdem der Bedarf geklärt werden, statt jede Kontrolle unter dem allgemeinen Begriff „AML-Prüfung“ zusammenzufassen. Prüfungen gegen Sanktions-, PEP- und Fahndungslisten sowie negative Medien verfolgen unterschiedliche Zwecke, nutzen unterschiedliche Quellen und können unterschiedlich bepreist sein. Der Anbieter sollte die benötigten Kategorien und Abläufe vor Abgabe des Angebots dokumentieren.
6. Kontrollqualität getrennt von den Kosten bewerten
Die niedrigste vergleichbare Anbieterrechnung ist nicht automatisch die passende Wahl. Ein Preisvergleich beantwortet nicht:
- ob die erforderlichen Sanktionsquellen und Bestände abgedeckt sind;
- wie der Abgleich mit Namen, Schriftsystemen und Identifikatoren des Käufers funktioniert;
- ob Treffer angemessen untersucht und dokumentiert werden können;
- ob Änderungen an Daten, Listen oder Konfiguration kontrolliert erfolgen; oder
- ob die Ausgestaltung zu den anwendbaren Sanktionspflichten des Unternehmens passt.
Diese Fragen müssen anhand eigener Anforderungen und repräsentativer Fälle gesondert geprüft werden. OFAC beschreibt Sanktions-Compliance als risikobasiert und nicht als Einheitslösung. Die Wolfsberg Group ordnet Sanktionsprüfungen als einen Bestandteil eines umfassenderen Kontrollrahmens gegen Finanzkriminalität ein und behandelt Technologieauswahl, Konfiguration, Tests sowie dauerhaft erforderliche Ressourcen. Keine der beiden Quellen schreibt ein Preismodell oder eine Kostenformel für Anbieter vor.12
Die CSV-Datei dient zum Vergleich von Anbietergebühren, Testzugang und Vertragsbedingungen. Ergebnisse des Pilotversuchs und die Kontrollbewertung gehören in den Einkaufsleitfaden oder die Evaluierungsdokumentation; sie beantworten eine andere Frage.
Vergleichsvorlage verwenden
Die herunterladbare CSV-Datei enthält die Spalten Anbieter A, Anbieter B und Notizen/Quelle. Für weitere Anbieter können die Anbieterspalten dupliziert werden.
- Aktuelle Angebote, Bestellformulare und Anbieterunterlagen verwenden.
- Preismodell, Abrechnungszeitraum, Mindestmengen, Guthaben- oder Staffelregeln und Fair-Use-Bedingungen erfassen.
- Kategoriepreise für Sanktionen, PEP, Fahndungslisten und negative Medien einschließlich der jeweils geltenden Zugangswege eintragen.
- Für beide Anbieter dieselben erwarteten Volumina für Kundenaufnahme, Portal, Batch, API und laufendes Monitoring ansetzen.
- „Enthalten“, „Nicht enthalten“ oder „Nicht relevant“ eintragen, statt gebündelte Gebühren unklar zu lassen.
- Zu jedem Eintrag Abschnitt, Dokument und Datum des Angebots nennen. Arbeitsaufwand und Kontrollqualität anschließend separat bewerten.
Einordnung von Checklynx
Checklynx veröffentlicht aktuelle Preise, enthaltene Leistungen und einen Nutzungsrechner auf seiner Preisseite. Checklynx hat außerdem eine kostenlose 30-Tage-Testversion mit vollem Zugriff, für die keine Kreditkarte erforderlich ist; die Registrierung setzt eine geschäftliche E-Mail-Adresse voraus. Käufer können das Produkt damit vor einer Entscheidung selbst testen. Für den Vergleich von Checklynx mit einer anderen Option sollten dieselben Volumina, repräsentativen Fälle und Fragen aus diesem Leitfaden verwendet werden. Aktuelle Limits, Test- und Vertragsbedingungen sowie das Verhalten der Prüfabläufe sind anhand der Website, der Produktdokumentation und des individuellen Angebots zu prüfen.
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